Le 5ème point de l’article 5 consiste à détermination (ou à vérifier l’existence) de durées de conservation adéquates pour chaque activité de traitement clairement identifiées et cartographiées lors de l’état des lieux.
Comment ? Grâce aux finalités que vous avez précédemment identifiées, bien entendu !
La base active : tant que la ou les finalités d’un traitement ne sont pas atteintes, les données restent “utiles”
Par exemple : Un employeur traite les données de ses salariés en base active… tant qu’ils sont salariés. L’employeur aura besoin de traiter leurs informations pour remplir des obligations légales, payer les salaires, et ainsi de suite.
Par contre, une fois que la finalité d’un traitement est atteinte, c’est là où la question des durées de conservation se pose réellement. Il n’existe plus de finalités : les données sont devenues « inutiles », n’est-ce pas ? …Eh bien pas tout à fait.
L’archivage intermédiaire ou définitif : si vous dites à votre employeur le jour de votre démission “je veux que vous effaciez absolument tout ce que vous avez sur moi !”, il vous répondra poliment que ce n’est pas possible pour le moment.
Les données qui étaient jusqu’alors utilisées pour des finalités bien déterminées s’avèrent encore utiles pour répondre à des finalités ultérieures et sont donc conservées.
Il faut donc clairement identifier ces finalités (on vous l’a dit, la démarche peut être répétitive !) et attribuer les durées de conservation correspondantes. Ça peut être pour :
Se prémunir contre des éventuels précontentieux ou contentieux : on prendra en compte les délais de prescription
Remplir des obligations légales : on regardera les durées prévues par la loi
Répondre à un besoin interne (faire des statistiques, des questions qualités, etc.) : il faudra déterminer une durée de conservation raisonnable et la justifier par rapport aux finalités.
Conserver les données pour des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques : ce sera de l’archivage définitif – sans suppression
La CNIL vous aide d’ailleurs à établir certaines durées de conservation grâce à sa documentation et divers référentiels déjà publiés.
Que prévoir de plus ? Qui dit archivage dit traitement : et qui dit traitement dit… vérifications des critères de notre épisode précédent. Notamment : principe de minimisation ! On n’archivera que le strict nécessaire pour répondre aux finalités ultérieures.
Et surtout, il faudra prévoir des moyens de suppression efficaces !
Pour les archives papiers : destruction, déchiquetage, etc.
Pour les archives informatisées : purge ou encore anonymisation.
Ah et aussi, il faudra s’assurer que tout ça soit fait de manière sécurisée… mais ça, on en parle au prochain épisode !
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